Нормативно-методическая база

(НМБ).
1-Состав НМБ.
НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.
НМБ включает в себя

Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.
Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне.
Правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), как общеотраслевого, так и ведомственного характера.
Правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующих вопросы делопроизводства.
Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий.
Гос. Стандарты на документацию.
Унифицированные системы документации.
Общероссийские классификаторы технико-экономической информации.
Гос. система документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения. Этот документ ГСДОУ.
Нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

2-Законодательство РФ, правовые акты президента, правительства РФ, федеральных органов, органов исполнительной власти в области документационного обеспечения.
Основу гражданского законодательства составляет гражданский кодекс РФ. Первая часть, которого принята 21 октября 1994, вторая 22 декабря 1995.
Регулируются гражданские правоотношения гражданский кодекс, который устанавливает виды и разновидности документов создаваемых в целях

фиксация актов гражданских взаимоотношений;
регистрация фактов их возникновения и прекращения;
подтверждение правоотношений и др.

Наряду с гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами

Закон РФ «О стандартизации» от 10 июня 1993 №5154-1. Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 июня 1995 №24-ФЗ. Устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физ-х, юр. лиц и гос-ва, и защищаются законом наряду с др. ресурсами.

Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности

Порядок документирования информации;

Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов;

Документы и массивы документов в информационных системах;

Категории информации по уровням доступа к ней;
Порядок правовой защиты информации.
Собственник информационных ресурсов пользуется всеми правами предусмотренные законодательством РФ, в том числе имеет право

Назначать лицо осуществляющего хозяйственное введение информации ресурсами или оперативное управление ими;
Устанавливает в пределах своей компетенции режим и правила обработки и защиты информационных ресурсов и доступа к ним;
Определить условия распоряжения документами при их копировании и распространении. Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента РФ «Об основах гос. политики в сфере информации» от 20 января 1994, в постановлениях Правительства «Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ» от 1 декабря 1994, «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ» от 12 января 1996;

Закон РОФ «Об участии в международном обмене информационном обмене» от 4 июля 1994 №85-ФЗ. Направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене. Закон определяет объекты и субъекты. Объекты международного информационного обмена могут быть документационная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги и средства международного информационного обмена. Субъектами являются РФ, субъекты РФ, органы гос. власти, органы местного самоуправления, физ. И юр. лица РФ, физ и юр лица иностранных государств, и лица без гражданства;
Закон «О гос. тайне» от 21 июля 1993 №5485. Регулирует отношения, возникающие в связи и отнесением сведений к гос. тайне. Их рассекречиванием и защитой в интересах безопасности РФ. Положения этого закона нашли отражение в Указе Президента «Об утверждении перечня сведений отнесенных к гос. тайне» от 30 ноября 1995. Постановление правительства РФ «О перечни сведений, которые не могут быть составлять коммерческой тайны» от 5 декабря 1991. Постановление пенсионного фонда РФ «Об утверждении перечня сведений составляющих конфиденциальную информацию» от 30 августа 1996.
Основа законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах». Принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993, направленные на совершенствования организации архивного дела в стране, предотвращение порчи, уничтожения, хищения, незаконной скупки, продажи, приобретения и вывоза документов за границу. Регулируют формирование, организацию, хранение, учет, использование архивных фондов и управление ими. В развитие основ законодательства об Архивном фонде РФ и архивах приняты указы Указ Президента РФ от 17 марта 1994 «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», постановление Совета Министров-Правительства РФ от 3 марта 1993 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводство. Законодательство РФ регулирует и др. сферы деятельности тесно связанные с документным обеспечением.

3-Гос. стандарты на документацию.
Закон «о стандартизации» от 10 июня 93г.
Стандарт–деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения

Безопасности продукции, работ и услуг для окр. среды, жизни, здоровья, имущества;
Тех и информ совместимости, а также взаимозаменяемости прод-ии;
Кач-ва прод-ии, работ и услуг в соответ. с ур-нем развития науки, техники, технологий, единства измерений;
Экономии всех видов ресурсов;
Безопасности хоз. объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и др чрезвычайные ситуации;
Обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

К нормативным док-ам по стандартизации относятся

ГОСТ, применяемый в установленном порядке;
международные (региональные) стандарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации;
общеросс. классификаторы технико-экон и социал инф-ии;
стандарты отраслей, предприятий, научно-технич и инженерных обществ и др обществ объединения.

Госстандарты и общеросс классификаторы технико-экон и соц инф-ии принимает Госстандарт РФ.
Требования, устанавливаемые стандартами, общеобязат для всех гос органов упр-ия и субъектов хоз деятельности всех форм собственности.Все Госстандарты объединены в единую госсистему стандартизации.
Единая госсистема стандартизации–это иерархически организованная система классификации и кодирования самих госстандартов.
Самостоят комплекс сост-ют стандарты на унифицир системы документации и единую систему классификации и кодирования технико-экон инф-ии
ГОСТ 6.01.1-87 «Единая система классификации и кодирования технико-экон инф-ии»;
ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицир системы документации. Запись инф-ии унифицированных док-ов в коммуникативном формате»;
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицир системы документации. Придание юр силы док-ам на машинном носителе и машинограмме, создаваемыз средствами вычислит техники. Общие положения».
ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца».
ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»
ГОСТ 6.10.7-90 «Единая система внешнеторговой документации. Счет».
ГОСТ Р6.30-97 «Унифицированная система документации. Ситсема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению док-ов»
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
4-Унифицированные системы документации (УСД).
Цель УСД

Унификация производится с целью кол-ва применяемых в деятельности предприятий док-ов;
типизации их формы;
снижения трудовых, временных и мат затрат на их подготовку и обработку;
достижения информ совместимости автоматизированных баз данных.

В основе создания УСД лежит метод унификации – установления единообразия состава и форм, управленческих док-ов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач.
Одновременно разрабатывают классификаторы технико-экон и социал инф-ии, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся В УСД.
В наст время действует 8 УСД

Унифицированная система (УС) организационно-распорядит документации (УС ОРД);
УС банковской документации;
УС финансовой, учетной и отчетной бух документации бюджетных учрежедений и орг-ий;
УС отчетно-статистической документации;
УС учетной и отчетной бух документации предприятий;
УС документации по труду;
УС документации Пенсионного фонда РФ;
УС внешнеторговой документации.

5-Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.
Эти классификаторы обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.
В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов.
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на 3 группы

общероссийские;
отраслевые;
классификаторы предприятий.

С точки зрения содержания классификаторы делятся на 3 группы

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управленческой деятельности экономических и социальных показателях.

К ним относятся общероссийский классификатор (ОК) стандартов (ОКС), ОК продукции (ОКП), ОК валют (ОКВ), ОК единиц измерения (ОКЕИ), товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД).

Классификаторы информации об организационных структурах.

К ним относятся ОК органов гос. власти и управления (ОКОГУ), ОК предприятий и организаций (ОКПО), ОК экономических районов (ОКЭР), ОК отраслей народного хозяйства (ОКОНХ), ОК пунктов погрузки и выгрузки на ж/д, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКППВ).

Классификаторы информации о населении и кадрах.

К ним относятся ОК информации по социальной защите населения (ОКИСЗН), ОК специальностей по образованию (ОКСО), ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), ОК информация о населении (ОКИН).
Структура и содержание классификаторов технико-экономической информации на примере ОК управленческой документации выглядит следующим образом — ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов разрешенных к применению в народном хоз-ве.
Он предназначен для решения следующих задач

регистрации форм документов;
упорядочивание информационных потоков в народном хозяйстве;
сокращение количества применяемых форм;
исключения из обращения неунифицированных форм документов;
обеспечение учетом и систематизацией унифицированных форм;
обеспечение учетом и систематизацией документов на основе их регистрации;
контроля за составом документов и исключения дублирования информации применяемой в сфере управления;
рациональная организация контроля за перемещением и применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации ОКУД являются
-общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утвержденные министерствами (ведомствами) РФ, разработчиками унифицированных систем документов (УСД).
В ОКУД применены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные УСД. (Пр. 02000002 – унифицированная система ограничения распределения документации).
Код унифицированной системы состоит из 7 цифр и контрольного числа.
В ОКУД принята иерархическая классификация с 3 ступенями. Каждая позиция классификации состоит из 2 блоков

блок идентификации;
блок наименований объекта классификаций.

Идентификация унифицированной формы производится через классификацию.
Код в ОКУД строится след. образом

ХХ ХХ ХХХ Х

В кодовом обозначении унифиц. формы документа отражены след. признаки классификации

1 и 2 знаки (класс форм) – принадлежность унифицированного документа к соответствующей унифицированной системе документации;
3 и 4 знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
5,6 и 7 знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри класса.

Кроме того, 6 унифицированная система отчетной документации (класс 06) помимо кодового обозначения унифицированной формы докум. контрольного числа и наименования формы содержится также индекс и периодичность представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений сложившихся в органах гос. статистики.
6-Гос. системы документационного обеспечения управления. Основные требования к документам.
ГСДОУ – это совокуп. принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работ с документами в органах гос. управления на предприятиях…
Основные цели ГСДОУ

в упорядочении документооборота организации;
сокращение кол-ва и повышение качества документов;
создание благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации;
совершенствование аппарата управления.

ГСДОУ распространяется на все системы документации органов гос. управления, суда, прокуратуры, арбитража, учреждения, организации, включая документы создаваемые средствами вычислительной техники.
Основные положения ГСДОУ охватывают след. положения

документирование управленческой деятельности;
организации работ с документацией;
механизации и автоматизации работ с документами;
организация службы ДОУ.

Раздел документирования управленческой деятельности содержит

Положения, определяющие состав управленческих документов;
Основные направления и порядок проведения унификации и стандартизации;
Оформление реквизитов управленческих документов, включая машиночитаемые документы;
Содержит общие требования к составлению документов.

Раздел организации работы с документами устанавливает принципы и порядок

принципы и порядок документооборота организации;
построение информационно-поисковой системы по документам учреждения;
контроля исполнения документов;
подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

Положения ГСДОУ внедряются в практике путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендации по различным аспектам. Унификации состава и формы управленческих документов. Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления. Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, которая была разработана в 1993 году.