Ответы на теоретические вопросы по предмету База данных

Ответы на практические вопросы по работе в Access.
1. Предметная область.
Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается с помощью БД и ее приложений.
3. Метод «сущность — связь».
Модели «сущность-связь» дающие возможность представлять структуру и ограничения реального мира, а затем трансформировать их в соответствии с возможностями промышленных СУБД, являются весьма распространенными.
6. Виды связей двух сущностей.
Одно- однозначные связи (1 1) имеют место, когда каждому экземпляру первого объекта соответствует только один экземпляр второго объекта и наоборот, каждому экземпляру второго объекта соответствует только один экземпляр первого объекта.
Одно — многозначные связи (1 М) характеризуются тем, что каждому экземпляру одного объекта может соответствовать несколько экземпляров другого объекта, а каждому экземпляру второго объекта может соответствовать только один экземпляр первого объекта.
Много — многозначные связи (M N). Каждому экземпляру одного объекта могут соответствовать несколько экземпляров второго объекта и наоборот, каждому экземпляру второго объекта могут соответствовать тоже несколько экземпляров первого объекта.
7. Связь двух сущностей как множество объектов.
Много — многозначные связи (M N). Каждому экземпляру одного объекта могут соответствовать несколько экземпляров второго объекта и наоборот, каждому экземпляру второго объекта могут соответствовать тоже несколько экземпляров первого объекта.
10. Ключи сущности первичный и вторичный.
Ключ таблицы — минимальное подмножество полей таблицы, значения которых однозначно определяет запись. Одного из ключей выбирают в качестве первичного ключа (). Связь таблиц в базе данных устанавливаются с помощью дублирования ключа одной таблицы в другой. Поле или совокупность полей, которые в рассматриваемой таблице не являются первичным ключом, а в другой — является, называется вторичным ключом.
11. Диаграмма метода «сущность — связь».
Модели «сущность-связь» дающие возможность представлять структуру и ограничения реального мира, а затем трансформировать их в соответствии с возможностями промышленных СУБД, являются весьма распространенными. Под сущностью понимают основное содержание того явления, процесса или объекта, о которых собирают информацию для БД. В качестве сущности могут выступать место, вещь, личность, явление и т.д. Связь — это связь между разными информационными объектами, а также между информационным объектом и его характеристиками возникают определенные ассоциации.
14. РМД
Реляционная модель данных (РМД) — это база данных, представлена в виде таблиц. В основе реляционной модели положено понятие теоретико-множественного отношения, которое используется как инструмент моделирования данных.
15.0тношение.
Отношение — называется некоторое подмножество декартова произведения одного или более доменов.
16. Кортеж.
Кортеж — это запись строк — элементы отношения.
17. Атрибут, значение атрибута, домен. Атрибут — это сущность, которое принято определить поименованными характеристиками. Наименование атрибута должно быть уникальным для каждого экземпляра сущности, хотя оно может повторяться для различных типов сущности. Тип атрибута задает свойство сущности, экземпляры атрибута отражает различные значения свойств (пример тип атрибута — «дата рождения», а экземпляр атрибута — 1.05.1947г .,13.12.1950г.). Атрибут является типом, только в связи с выбранной сущностью, в другом же контексте этот атрибут может выступать как сущность. Домен — это исходные множества.
18. Схема и содержимое отношения.
Схема отношения — это список атрибутов отношения. Отношение удобно представлять как таблицу, где у каждой строки есть кортеж, а у каждого столбца есть имя, называемая атрибутом.
19. Мощность и степень отношения.
Число элементов кортежей называется степенью отношения, а число картежей в отношении — мощностью отношений.
21. Ключ отношения составной, потенциальный, первичный, внешний, рекурсивный внешний.
Каждая таблица в реляционной базе данных должна иметь уникальный (первичный) ключ, который может быть простым или составным, включающим несколько полей. Ключ является простым, если он состоит из одного реквизита, или составным, если из нескольких. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют полем внешнего ключа во второй таблице.
22. Целостность данных.
Целостность данных означает, что в БД установлены и корректно поддерживаются взаимосвязи между записями разных таблиц при загрузке, добавлении и удалении записей в связанных таблицах, а также при изменении значений ключевых полей.
1. Приведите синонимы следующих понятий РМД таблица, ее строка и столбец, поле таблицы, заголовок и содержимое таблицы.
Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты. Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру -они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.
3. Какие типы данных поддерживает Access?
— текстовый — символьные или числовые данные, не требующие вычислений.
— Поле MEMO — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации
— Числовой — числовой тип применяется для хранения числовых данных,
используемых в математических расчетах.
— Дата/время тип для представления даты и времени.
— Денежный — тип данных, предназначенный для хранения данных.
— Счетчик — поле содержит 4 — байтный уникальный номер.
— Логический — логическое поле, которое может содержать только два значения.
— Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE — объект (лист Microsoft Excel, доумент Microsoft Word, звук, рисунок и т.п.).
— Гиперссылка — дает возможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web страницы на том же компьютере.
— Мастер подстановок — позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.
4. Сколько байт занимает данное каждого типа?
Текстовой — Размер поля (FieldSize). Microsoft Access не сохраняет пустые символы в неиспользуемой части поля. Поле MEMO — размер ограничивается размером базы данных.
Числовой Длинное целое — 4 байта. Целое — 2 байта. Одинарное с плавающей точкой — 4 байта. Двойное с плавающей точкой — 8 байтов. Десятичное — 12 байтов. Код репликации — 16 байтов. Дата/время — 8 байтов. Денежный — 8 байтов. Счетчик — 4 байта. Логический — 1 бит. Поле объекта OLE — до 1Гбайт (ограничивается объемом диска). Мастер подстановок — 4 байта.
5. Какое максимальное значение имеет данное типа счетчик? Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.
6. Перечислите набор форматов для данных типа дата/время. Какой формат данных этого типа установлен по умолчанию?

Встроенные форматы

Значение
Описание

Полный формат даты
(Значение по умолчанию). Если значение содержит только дату, то время не отображается; если значение содержит только время, то дата не отображается.

Длинный формат даты
Совпадает с настройкой «Полный формат», задающейся в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Пример 1 Июнь 1995 г.

Средний формат даты
Пример ОЗ-апр-95.

Краткий формат даты
Совпадает с настройкой «Краткий формат даты», задающейся в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Пример 11.06.95.

Внимание. Значения краткого формата даты предполагают, что даты из диапазона 01.01.00 и 31.12.29 относятся к двадцать первому веку (то есть предполагаются года от 2000 до 2029). Также предполагают, что даты из промежутка 01.01.30 и 31.12.99 к двадцатому веку (то есть предполагаются года от 1930 до 1999).

Длинный формат времени
Совпадает с форматом времени, задающемся в окне Время Язык и стандарты на вкладке Время панели управления Windows. Пример 20 58 10.

Средний формат времени
Пример 05 34РМ

Краткий формат времени
Г

Специальные форматы

Символ
Описание

(двоеточие)
Разделитель компонентов времени. Символ разделителя выбирается в окне Язык и стандарты панели управления Windows.

/
Разделитель компонентов даты.

с
Задает встроенный «Полный формат даты».

d
Номер дня месяца, состоящий из 1 или 2 цифр (1-31).

dd
Номер дня месяца, состоящий из 2 цифр (01-31).

Ddd
Сокращенное название дня недели (Пн-Вс).

dddd
Полное название дня недели (понедельник-воскресенье).

ddddd
Задает встроенный «Краткий формат даты».

dddddd
Задает встроенный «Длинный формат даты».

w
Номер дня недели (1-7).

ww
Номер недели в году (1-53).

m
Номер месяца, состоящий из 1 или 2 цифр (1-12).

mm
Номер месяца, состоящий из 2 цифр (01-12).

mmm
Первые три буквы названия месяца (янв-дек).

mmmm
Полное название месяца (Январь-Декабрь).

q
Номер квартала в году (1-4).

У
Номер дня в году (1-366).

УУ
Последние две цифры номера года (01 -99).

УУУУ
Полный номер года (0100-9999).

h
Число часов, состоящее из 1 или 2 цифр (0-23).

hh
Число часов, состоящее из 2 цифр (00-23).

n
Число минут, состоящее из 1 или 2 цифр (0-59).

nn
Число минут, состоящее из 2 цифр (00-59).

s
Число секунд, состоящее из 1 или 2 цифр (0-59).

ss
Число секунд, состоящее из 2 цифр (00-59).

ttttt
Задает встроенный «Длинный формат времени».

AM/PM
12-часовой формат времени с добавлением прописных букв «AM» или «РМ»т

am/pm
12-часовой формат времени с добавлением строчных букв «am» или «рт».

A/P
12-часовой формат времени с добавлением прописных букв «А» или «Р».

a/p
12-часовой формат времени с добавлением строчных букв «а» или «р».

AMPM
12-часовой формат времени; используется индикатор «утро/день», выбранный в окне Язык и стандарты панели управления Windows.

Специальные форматы выводятся в соответствии со значениями, установленными в окне Язык и стандарты панели управления Windows. Специальные форматы, противоречащие настройкам окна Язык и стандарты игнорируются.
Примечание. Для добавления в специальный формат запятой или другого символа разделителя следует ввести этот символ в кавычках mmm d, «yyyy.
7. Перечислите набор форматов для данных логического типа. Какой формат данных этого типа установлен по умолчанию?
Встроенные форматы Свойство Формат поля (Format) позволяет выбрать встроенный или специальный формат отображения логических значений
«Истина/Ложь», «Да/Нет» или «Вкл/Выкл». Значения «Истина», «Да» и «Вкл» эквивалентны логическому значению True, а значения «Ложь», «Нет» и «Выкл» эквивалентны логическому значению False. Если пользователь выбирает встроенный формат, а затем вводит эквивалентное логическое значение, то введенное значение отображается в выбранном формате. Например, если значение True или «Вкл» вводится в элемент управления — поле, для которого в свойстве Формат поля (Format) указан формат «Да/Нет», то введенное значение автоматически преобразуется в «Да». Специальные форматы Специальный логический формат может сдержать от одного до трех разделов, разделяемых точкой с запятой (;).

Раздел
Описание

Первый
Первый раздел не влияет на формат логических значений. Однако символ точки с запятой (;) указать необходимо.

Второй
Задает строковое значение, заменяющее «Да», «Истина» или «Вкл».

Третий
Задает строковое значение, заменяющее «Нет», «Ложь» или «Выкл».

8. Какую длину имеет по умолчанию данное текстового типа? Поле данного типа может содержать до 255 символов.
10.Для чего предназначено свойство условие на значение? Объясните назначение операции IN, BETWEEN. Приведите примеры условий.
Условие на значение — свойство определяет условие (ограничение), накладываемое на вводимые в это поле данные. При несоответствии вводимых данных указанному условию выдается сообщение об ошибке.
BEET WEEN.
Определяет принадлежность значения выражения указанному диапазону. Этот оператор можно использовать в инструкциях SQL. Синтаксис выражение [Not] Between значение_1 And значение_2
Ниже перечислены аргументы оператора Between…And

Элемент
Описание

выражение
Выражение, определяющее поле, значение которого проверяется на принадлежность к диапазону.

значение_1, значение_2
Выражения, задающие границы диапазона.

Дополнительные сведения.Если значение поля, определенного в аргументе выражение, попадает в диапазон, задаваемый аргументами значение_1 и значение_2 (включительно), оператор Between…And возвращает значение True; в противном случае возвращается значение False. Логический оператор Not позволяет проверить противоположное условие (что выражение находится за пределами диапазона, заданного с помощью аргументов значение_1 и значение__2).Оператор Between…And часто используют для проверки, попадает ли значение поля в указанный диапазон чисел. В следующем примере проверяется, был ли заказ отправлен в место, индекс которого попадает в указанный диапазон. Если значение индекса попадает в диапазон от 109000 до 109999, функция IIf возвращает значение «Местный». В противном случае, она возвращает значение «Междугородный».SELECT II1(Индекс Between 109000 And 109999, «Местный», «Междугородный») FROM Заказы Если выражение, значение__1 или значение_2 имеет значение Null, оператор Between…And возвращает значение Null.Поскольку подстановочные знаки, такие как символ звездочки * считаются текстовыми символами, их нельзя использовать в операторе Between…And. Например, нельзя задать 980* и 989* для поиска всех индексов, начинающихся с цифр от 980 до 989. Для выполнения этой задачи воспользуйтесь другими способами. Можно добавить выражение в запрос, который отбирает в текстовом поле три левых символа и применяет к ним оператор Between… And.Или добавьте к значениям верхней и нижней границы недостающие символы, в данном случае, от 980000 до 989999.IN — Проверяет, совпадает ли значение выражения с одним из элементов указанного списка.Синтаксис выражение [Not] lп(значение_1, значение_2, . . .)Дополнительные сведения.Аргументы

Элемент

выражение
Выражение, определяющее поле, значение которого нужно вычислить.

значение_1, значение 2
Выражение или список выражений, с которыми сравнивается выражение.

Если выражение содержится в списке значений, оператор In вовращает значение True; в противном случае возвращается значение False. С помощью логического оператора Not можно проверить обратное условие (т. е., что выражение не принадлежит списку значений). В следующем примере оператор In использован для определения, какие заказы отправлены в указанные области SELECT * FROM Заказы WHERE ОбластьПолучателя In (‘Московская’,’Тверская’,’Тульская’)11.Объясните назначения операции LIKE и символов ?, *, #,!, -. Приведите примеры условий.Оператор Like используется для нахождения в поле значений, соответствующих указанному образцу. Для аргумента образец можно задавать полное значение (например, Like «Иванов») или использовать подстановочные знаки для поиска диапазона значений (например, Like «Ив*»).Оператор Like используется в выражении для сравнения значений поля со строковым выражением. Например, если в запросе SQL ввести Like «С*», запрос возвратит все значения поля, начинающиеся с буквы «С». В запросе с параметрами можно пригласить пользователя указать искомый образец. Использование подстановочных знаков для поиска значений.

Знак
Использование
Пример

*
Соответствует любой цифре или любому символу. Может использоваться в качестве первого или последнего символа текстовой строки.
wh* — поиск слов what, white и why

?
Соответствует любому текстовому символу.
В?11 — поиск слов ball, bell и bill.

i
Соответствует любому одному символу, кроме заключенных в скобки.
b[!ae]ll — поиск слов bill и bull, но не bell или ball.

—
Соответствует любому символу из диапазона.
Необходимо указывать этот диапазон по возрастанию (от А до Z, но не от Z до A). b[a-c]d -поиск слов bad, bbd и bed.

#
Соответствует любой цифре.
1#3 — поиск значений 103, 113, 123.

Примечания. Подстановочные знаки имеет смысл использовать с текстовыми типами данных, хотя возможно их использование и с другими типами данных, например, с датами, если не были изменены региональные настройки для этого типа данных.При использовании подстановочных знаков для поиска символа звездочки (*), вопросительного знака (?), знака номера (#), открывающей квадратной скобки ([) или дефиса (-) необходимо заключать эти символы в квадратные скобки. Например, для поиска вопросительного знака в диалоговом окне Поиск следует задать образец поиска [?]. При поиске дефиса вместе с другими символами следует разместить дефис до или после всех других символов в скобках. (Однако, если после открывающей скобки располагается восклицательный знак, дефис следует поместить после восклицательного знака). Если выполняется поиск восклицательного знака (!) или закрывающей скобки (]), то заключать их в квадратные скобки не требуется.12.Для какого типа данных можно задать маску ввода? Объясните назначение следующих символов при задании маски ввода 0, 9, #, L, ?, А, а, &, С, <, >, . Маски ввода используются в полях (в таблицах и запросах), в текстовых полях и в полях со списком (в формах) для форматирования данных и управления вводимыми значениями. Маска ввода состоит из текстовых символов (таких как точки, тире, скобки), разделяющих пустые интервалы, предназначенные для заполнения. Свойство Маска ввода (InputMask) состоит из текстовых и специальных символов, определяющих тип значений, которые могут быть введены в данную позицию. В основном маски ввода используются в текстовых полях и полях Дата/Время, а также в числовых и денежных.В приведенной ниже таблице указано, как Microsoft Access интерпретирует символы, содержащиеся в первой части описания в свойстве Маска ввода (InputMask). Чтобы включить в маску текстовые константы, отличные от представленных в таблице, в том числе символы и пробелы, следует просто ввести их в нужную позицию. Чтобы включить один из следующих символов в качестве текстовой константы, необходимо перед ним ввести символ обратной косой черты .

Символ
Описание

0
Цифра (от 0 до 9, ввод обязателен; символы плюс [+] и минус [-] не допускаются).

9
Цифра или пробел (ввод не обязателен; символы плюс и минус не допускаются).

#
Цифра или пробел (ввод не обязателен; пустые символы преобразуются в пробелы, допускаются символы плюс и минус).

L
Буква (от А до Z или от А до Я, ввод обязателен).

7
Буква (от А до Z или от А до Я, ввод не обязателен).

А
Буква или цифра (ввод обязателен).

а
Буква или цифра (ввод необязателен).

&
Любой символ или пробел (ввод обязателен).

С
Любой символ или пробел (ввод необязателен).

• ? • » — /
Десятичный разделитель и разделители тысяч, значений дат и времени. (Отображаемый символ зависит от настроек языка и стандартов на панели управления Windows.)

<
Указывает перевод всех следующих символов на нижний регистр.

>
Указывает перевод всех следующих симцолов на верхний регистр.

Указывает заполнение маски ввода справа налево, а не слева направо. Заполнение маски символами всегда происходит слева направо. Восклицательный знак в маске ввода можно помещать в любую позицию.

Указывает ввод любого следующего символа в качестве текстовой константы. Используется для отображения всех перечисленных в данной таблице символов как текстовых констант (например, А выводится как символ «А»).

13. Для чего предназначено свойство индексированное поле?
Свойство Индексированное поле (Indexed) определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки. Например, если часто выполняется поиск по полю «Фамилия» в таблице «Сотрудники», следует создать индекс для этого поля.
15. Как осуществить в таблице проекта переименование, вставку, удаление и перемещение полей, изменение первичного ключа? Способ удаления поля зависит от текущего режима режима конструктора и режима таблицы, Предполагаемые действия
Удаление поля из таблицы в режиме конструктора
1. Откройте таблицу в режиме конструктора.
2. Выделите одно или несколько полей, которые необходимо удалить. Для выделения одного поля выберите область выделения строки этого поля. Для выделения нескольких полей, не отпуская кнопки мыши, перемесите указатель по областям выделения строк этих полей.
3. На панели инструментов нажмите кнопку «удаление строки». Примечания • Ссылки на удаленное поле, содержащиеся в других объектах базы данных, также необходимо удалить. Например, если в отчете содержится элемент управления, связанный с удаленным полем, то невозможно будет найти данные из этого поля, и на экран будет выдано соответствующее сообщение.
• Нельзя удалить поле, которое является частью отношения.
Сначала необходимо удалить связи. Удаление поля из таблицы в режиме таблицы
1. Откройте таблицу в режиме таблицы.
2. Выберите область выделения поля столбца, которое необходимо удалить.
3. В меню Правка выберите команду Удалить столбец. Примечания • Ссылки на удаленное поле, содержащиеся в других объектах базы данных, также необходимо удалить. Например, если в отчете содержится элемент управления, связанный с удаленным полем, то невозможно будет найти данные из этого поля, и на экран будет выдано соответствующее сообщение.
• Нельзя удалить поле, которое является частью отношения.
Сначала необходимо удалить связи.
Переименование
1. Откройте таблицу в режиме конструктора.
2. В верхней части окна выберите поле, для которого необходимо определить новое имя.
3. В нижней части окна в ячейке свойства Подпись (Caption) введите текст, который должен быть использован в качестве заголовка столбца. Текст может содержать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и других специальных символов. Длина его может составлять до 255 символов.
Примечания
• Подпись применяется в ситуациях, когда необходимо, чтобы заголовок столбца был длиннее или содержал больше сведений о данных, нежели имя поля. Например, имя поля, используемое в программах Visual Basic для приложений или в выражениях, может быть «ФИО», а в заголовке столбца может быть выведено «Фамилия Имя Отчество».
• В ячейке свойства Подпись (Caption) может быть также указан текст, используемый по умолчанию, для меток элементов управления в формах и отчетах, созданных при помощи мастера или путем перемещения поля из списка полей.
• Если было установлено свойство Подпись (Caption), а потом имя данного поля было изменено в режиме таблице, то подпись для данного поля будет удалена. В этом случае подпись для данного поля можно снова определить, как описано выше. Избежать этого можно, изменив имя поля в режиме конструктора.
Вставка Добавление полей в таблицу в режиме конструктора
1. Откройте таблицу в режиме конструктора.
2. Для добавления поля в таблицу выберите строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажмите на кнопку «добавление строки» на панели инструментов. Для добавления поля в конец таблицы выберите первую пустую строку.
3. Выберите столбец Имя столбца и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access.
4. В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию («Текстовый») или выбрать требуемый типа данных в раскрывающемся списке в ячейке столбца Тип данных.
5. В столбце Описание введите описание, помещаемое в это поле. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.
6. При необходимости, задайте значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.
Примечание.
Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.
Добавление поля (столбца) в таблицу в режиме таблицы
1. Откройте таблицу в режиме таблицы.
2. Выберите столбец, слева от которого требуется добавить новый столбец, и выберите в меню Вставка команду Столбец.
3. Установите указатель на заголовок столбца, дважды нажмите кнопку мыши и введите имя поля, следуя соглашениям об именах объектов Microsoft Access. Если в дальнейшем потребуется изменить определение поля, например, задать другой тип данных или определить условие на значение, эти действия следует выполнить в режиме конструктора.
Примечание.
Для связанной таблицы команда Столбец недоступна. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, то для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.
Копирование или перемещение поля, элемента управления, текста, макрокоманды или другого элемента
1. Выберите элементы, которые необходимо скопировать или переместить.
2. Для копирования нажмите кнопку «копировать» на панели инструментов. Для перемещения нажмите кнопку «вырезать» на панели инструментов.
3. Выберите место, куда следует поместить элемент.
4. Нажмите кнопку Вставить на панели инструментов. Примечания
• При копировании поля, элемента управления или макрокоманды копируются все соответствующие им свойства, элементы управления или аргументы макрокоманд. Например, при копировании элемента управления «Поле» копируется и его надпись. При копировании макрокоманды путем выбора области выделения строки, также копируются ее аргументы, макросы и условные выражения.
• Процедуры обработки событий не копируются автоматически вместе с элементом управления.
16. Как осуществить в таблице данных изменение ширины столбцов и их закрепление? Изменение ширины столбца в режиме таблицы
1. Откройте таблицу, запрос или форму в режиме таблицы.
2 Установите указатель на правую границу столбца, ширину которого нужно изменить.
3 Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещайте правую границу, пока столбец не достигнет подходящей ширины.
Примечание. Изменение ширины столбцов нельзя отменить с помощью команды «Отменить» из меню «Правка». Для того чтобы отменить результаты этой операции, закройте объект в режиме таблицы и нажмите кнопку «нет» в ответ на приглашение сохранить изменение макета.
Свойство «Ширина столбцов» (ColumnWidths) Свойство «Ширина столбцов» (ColumnWidths) определяет ширину столбца в поле со списком или в списке с несколькими столбцами. Его использование также позволяет скрывать столбцы. ЗначенияСвойство Ширина столбцов (ColumnWidths) содержит значение, указывающее ширину каждого столбца в дюймах или в сантиметрах, в зависимости от системы измерений (американской или метрической), указанной в поле Система единиц вкладки Числа диалогового окна Язык и стандарты панели управления Windows. По умолчанию устанавливается либо 1 дюйм, либо 2,54 сантиметра. Значение свойства Ширина столбцов (ColumnWidths) должно лежать в диапазоне от 0 до 22 дюймов (55,87 см) для каждого столбца списка или поля со списком.
Разделителем значений ширины отдельных столбцов служит точка с запятой (;) (или другой символ, выбранный в поле Разделитель элементов списка диалогового окна Язык и стандарты). Для того чтобы сделать столбец скрытым, следует задать для него ширину 0. Для любого или для всех столбцов можно задать в свойстве Ширина столбцов (ColumnWidths) пустое значение. Пустое значение ширины столбца задается, если перед разделителем списка в соответствующей позиции не указано числовое значение. В этом случае Microsoft Access автоматически задает стандартное значение ширины столбца, зависящее от числа столбцов и ширины поля со списком или списка.
Примечание. В элементе управления «поле со списком» выводится элемент из первого видимого столбца списка. Значение свойства Ширина столбцов (ColumnWidths) можно задать в окне свойств элемента управления, в макросе или в программеVisual Basic.
17. Как заменить значение поля нескольких записей таблицы другим значением? Существует возможность сразу заменить все вхождения образца в поле или заменять каждое вхождение по отдельности. Однако поиск пустых значений и пустых строк необходимо выполнять в диалоговом окне Поиск с последующей заменой этих значений вручную.
1. Если не требуется выполнять поиск по всем полям, выберите в режиме формы или в режиме таблицы поле (столбец) для поиска. (Поиск в одном поле выполняется быстрее, чем во всей таблице).
2. Выберите в меню «правка» команду «заменить».
3. Введите образец поиска в поле «образец» и подставляемое значение в поле «заменить на». Если точное значение неизвестно, задайте образец поиска с помощью подстановочных знаков.
4. Определите другие необходимые параметры в диалоговом окне «замена».5. Для одновременной замены всех вхождений образца нажмите кнопку «заменить все».Для того чтобы выполнять замену каждого вхождения по отдельности, нажимайте кнопку «найти далее», а затем кнопку «заменить». Для пропуска текущего вхождения и поиска следующего нажмите кнопку «найти далее».
Примечание. Быстрее выполнить замену большого количества данных или произвести вычисления с данными (например, повысить все оклады в таблице «Сотрудники» на 5 процентов) с помощью запроса на обновление, а не с помощью диалогового окна Замена. Однако, при этом невозможно выполнять замену отдельных вхождений с подтверждением. Кроме того, запрос на обновление при выполнении поиска и замены данных в нескольких полях становится достаточно громоздким.
18.Укажите «горячие» клавиши, используемые для вставки и копирования данных. Копирование данных -«Ctrl+C»;Вставка данных — «Ctrl+M».
19.Как указать в поле типа гиперссылка адрес текстового файла (например, файл Word)?
Создание гиперссылки путем копирования текста из документа Microsoft Office.
1. Откройте документ Microsoft Office, в который необходимо будет переключиться. Например, откройте документ Microsoft Word.
2. Выделите текст, на который необходимо переключаться. Примечание создать гиперссылку, используя выделенный из объекта Microsoft Access текст, невозможно.
3. В меню «правка» выберите команду «копировать».
4. Переключитесь в Microsoft Access и в режиме таблицы откройте таблицу, запрос или форму или откройте форму в режиме формы.
5. В таблице поместите область вставки в поле гиперссылки. В форме поместите ее в текстовое поле, связанное с полем гиперссылки, или в поле со списком, где в его текстовой части будет отображена гиперссылка.
6. В меню «правка» выберите команду «вставить как гиперссылку». В поле или элемент управления будет добавлена гиперссылка. Нажав на гиперссылке кнопку мыши можно переключится на выделенный в документе текст.
20. Как осуществить в таблице данных сортировку записей по полю (полям) записи?
При сохранении таблицы, запроса или формы сохраняется и их порядок сортировки. Если новая форма или отчет основываются на таблице или запросе, порядок сортировки которых был сохранен вместе с ними, то он перейдет и к новой форме или отчету. В одном или нескольких полях результатов запроса или расширенного фильтра может быть отсортировано до 255 символов. Порядок сортировки зависит от настроек языка, определенных в диалоговом окне Параметры при создании базы данных. Чтобы проверить или изменить данную настройку в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите к вкладке Общие и обратитесь там к полю Порядок сортировки базы данных. Если бланк запроса или фильтра содержит знак «звездочка» из списка полей, то определить в нем порядок сортировки можно, только добавив в него поля, которые необходимо отсортировать. Для получения дополнительных сведений нажмите кнопку. Для сортировки данных от более ранней даты к более поздней используйте возрастающий порядок сортировки. В обратном случае используйте убывающий порядок.
Цифры, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Чтобы их отсортировать в числовом порядке, все текстовые строки содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то в начале должны стоять незначащие нули. Например, результатом сортировки по возрастанию текстовых строк «I», «2», «I I» и «22» будет «I», «I I», «2», «22». Чтобы строки были отсортированы надлежащим образом, перед числами с меньшей разрядностью введите нули «O1», «02», «I I», «22». Еще одним решением данной проблемы для полей, не содержащих пустые значения, будет использование функции Val для сортировки числовых значений строк. Например, если столбец «Возраст» является текстовым полем, то, чтобы должным образом произвести в нем сортировку данных, в ячейке Поле необходимо указать функцию Vа1([Возраст]), а в ячейке Сортировка указать требуемый порядок сортировки. Если в текстовом поле находятся только числовые значения или значения дат, то рекомендуется изменить в данной таблице тип поля на числовой, денежный или Дата/время. Тогда сортировка содержащихся в данном поле чисел или дат будет выполнена надлежащим образом без ввода дополнительных нулей.
При сортировке поля в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми. Если поле содержит записи как с пустыми значениями, так и с пустыми строками, при сортировке первыми будут отображены поля с пустыми значениями, а сразу за ними поля с пустыми строками.
Невозможно сортировать поля MEMO, гиперссылки или объекты OLE.
21. Как осуществить в таблице данных поиск записей с данными, заданных по образцу? Объясните назначение символов «?» и «*».Существует возможность сразу найти все вхождения образца в поле или искать каждое вхождение по отдельности.
1. Если не требуется выполнять поиск по всем полям, выберите в режиме формы или в режиме таблицы поле (столбец) для поиска. (Поиск в одном поле выполняется быстрее, чем во всей таблице).
2. Нажмите кнопку «найти» на панели инструментов.
3. Введите значение, которое требуется найти, в поле «образец». Если точное значение неизвестно, задайте образец поиска с помощью подстановочных знаков.
4. Определите другие необходимые параметры в диалоговом окне«Поиск».
6. Чтобы найти первое вхождение указанного значения, нажмите кнопку «найти». Для поиска следующих вхождений этого значения нажимайте кнопку «найти далее». Примечание. Быстрее выполнить замену большого количества данных или произвести вычисления с данными (например, повысить все оклады в таблице «Сотрудники» на 5 процентов) с помощью запроса на обновление, а не с помощью диалогового окна Замена. Однако, при этом невозможно выполнять замену отдельных вхождений с подтверждением. Кроме того, запрос на обновление при выполнении поиска и замены данных в нескольких полях становится достаточно громоздким.
«