Делопроизводство
Делопроизводство
Делопроизводство
Задание 1. Протокол
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания.
Существует два вида протоколов полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол совещания…).
Текст полного протокола состоит из двух частей вводной и основной.
Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – Список участников прилагается»), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.
Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
При этом слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.
Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов «О», «Об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.
Слова «Повестка дня» располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.
Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме СЛУШАЛИ… ВЫСТУПИЛИ… ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)…
В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку «текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
Обязательными реквизитами протокола являются наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.
ЭМБЛЕМА организации ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ФЕНИКС» ПРОТОКОЛ 25.05.2008 № 15 г. Тюмень заседания Совета директоров Председатель – Кущин А.Д. Секретарь – Мушкина О.Г. Присутствовали Абрамов Р.М., Белов М.Л., Захаров Е.В., Иванова О.Б., Полякова М.Н. Повестка дня 1. О созыве годового общего собрания акционеров. Доклад генерального директора Белова М.Л. 2. О голосовании по поводу избрании в члены совета директоров. Доклад исполнительного директора Захарова Е.В. 1. СЛУШАЛИ Белова М.Л. – предложил место, время и форму проведения годового общего собрания акционеров. ВЫСТУПИЛИ Иванова О.Б. – поддержала предложение о месте, времени и форме проведения годового общего собрания акционеров. РЕШИЛИ 1.1 Провести годовое общее собрание акционеров в г. Тюмени, в конференц-зале отеля «Кволити». 1.2 Время проведения собрания – 14.06.2008, начало в 10.00. 1.3 Выбрать очную форму проведения собрания. 2. СЛУШАЛИ Захарова Е.В. – предоставил список кандидатов для голосования по поводу избрания в члены директоров. ВЫСТУПИЛИ Полякова М.Н. – предложила свой список кандидатов, включаемых в бюллетени для голосования по поводу избрания в члены директоров (прилагается). РЕШИЛИ Выбрать список кандидатов, включаемых в бюллетени для голосования по поводу избрания в члены директоров, предложенный Поляковой М.Н. Председатель А.Д. Кущин Секретарь О.Г. Мушкина
Задание 2. Приказ по основной деятельности
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например «О создании филиала общества в г. Твери», «Об изменении устава общества».
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
Текст приказа состоит из двух частей констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается в разрядку с новой строки от поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например «1. Создать рабочую группу в составе…».
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).
Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами приказа являются наименование организации, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 20 (МОУ СОШ №20) ПРИКАЗ 23.09.2003 № 256 г. Тюмень Об итогах инвентаризации материальных ценностей В связи с результатами проведения инвентаризации материальных ценностей в период с 10.09.2003 г. по 20.09.2003 г. ПРИКАЗЫВАЮ 1. Повысить контроль преподавателей за сохранностью школьного оборудования. 2. Заведующему хозяйством А.Б. Лукьянову на основании акта о проведении инвентаризации материальных ценностей от 20.09.2003 № 23 (приложение) устранить выявленные недостатки. 3. Руководителю по воспитательной работе А.П. Талашовой активизировать работу с учащимися по воспитанию у них бережного отношения к школьному имуществу. 4. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя директора В.Д. Федорову. Приложение на 7 л. в 1 экз. Директор Е.А. Морозова А.Е. Вишнякова 48-96-78
Задание 3. Справка
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справки) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, подписываются одним лицом и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.
Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные
фамилию, имя, отчество лица, которому она выдана;
указание, в удостоверении каких сведений выдана;
для каких целей или в какую организацию выдана;
подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
дату составления;
оттиск печати.
Обязательными реквизитами справки являются наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения); наименование вида документа; справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (для внешней справки); дата и регистрационный номер; ссылка на дату и регистрационный номер (для внешней справки); адресат; заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4); подпись; оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).
Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение Высшего профессионального образования Тюменский Коммерческому директору государственный университет ООО «ПРОНТО-ТЮМЕНЬ» Семакова ул., д. 10, г. Тюмень, 625003 Тел. (3452) 46-01-41, 46-81-69 Факс (3452) 46-19-30, 45-56-65 E-mail president@utmn.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/771001001 СПРАВКА __________________ №_______________ На №____________ от ________________ Суровая Анастасия Петровна является студентом второго курса Института истории и политических наук Тюменского государственного университета и обучается по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» по заочной форме обучения. Ректор Г.Н.Чеботарев оттиск печати
Задание 4. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка – документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Докладная записка может быть внешней или внутренней.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.
Планово-экономический Генеральному директору отдел ОАО «Гранит» ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА С.В. Петрову 30.09.2001 № 69 О командировании сотрудника для участия в семинаре В связи с проведением в г. Екатеринбурге семинара на тему «Совершенствование системы заключения хозяйственных договоров» прошу Вас командировать старшего инженера планово-экономического отдела Березина П.В. сроком на пять дней с 06.10.2001 г. для выступления с докладом на семинаре. Начальник отдела А.С. Сизов
Задание 5. ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
Заявления подразделяются на две группы по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска и т.п.); сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе должностных лиц и т.д.
Отсутствие указания в обращении граждан на нарушения их прав и интересов является основным критерием отличия заявления от жалобы.
Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).
Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести…, прошу проверить состояние …), затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения свободная.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).
Обязательными реквизитами заявления являются наименование вида документа, дата, адресат, фамилия, должность заявителя и подразделение, в котором он работает (для сотрудника организации), или адрес заявителя полный домашний адрес, телефон (для автора заявления, не являющимся сотрудником организации), подпись.
Генеральному директору ООО «Салют» И.Р. Фатеевой специалиста отдела кадров А.С. Сидоровой Заявление 20.05.2008 В связи с получением высшего специального образования прошу перевести меня с должности специалиста по кадрам на должность менеджера в отдел маркетинга с 25.05.2008 г. с окладом согласно штатному расписанию. Копия диплома прилагается. А.С. Сидорова
Унифицированная форма № Т-5 Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД
0301004
ООО «Салют»
по ОКПО
56924569
наименование организации
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
18
20.05.2008
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
Дата
Перевести на другую работу
с
25.05.2008
по
Табельный номер
Сидорову Анастасию Сергеевну
201
фамилия, имя, отчество
постоянно
вид перевода (постоянно, временно)
Прежнее место работы
отдел кадров
структурное подразделение
специалист по кадрам
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
заявление Сидоровой А.С. от 20.05.2008
причина перевода
Новое место работы
отдел маркетинга
структурное подразделение
менеджер
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
тарифная ставка (оклад)
12000
руб.
00
коп.
цифрами
надбавка
не установлена
руб.
коп.
цифрами
Основание
изменение к трудовому договору от
»
20
»
мая
20
08
г. №
45
; или
другой документ
документ (заявление, медицинское заключение и пр.)
Руководитель организации
Генеральный директор
И.Р. Фатеева
должность
личная подпись
расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
»
20
»
мая
20
08
г.
личная подпись
Задание 6. ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.
Гарантийное письмо оформляется на бланке письма.
Обязательными реквизитами гарантийного письма являются наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе.
ЭМБЛЕМА организации Открытое Акционерное Общество Генеральному директору «КЕДР» ООО «Космос» Ямская ул., д. 13, г. Тюмень, 625031 А.П. Яковлеву Тел. (3452) 52-65-95, 52-45-29 Факс (3452) 52-65-98 http //www.kedr72.ru ОКПО 29903195, ОГРН 1027739260477 ИНН/КПП 7715004824/772501001 ________________ № ___________ На № _________ от _____________ Об установке и наладке оборудования вычислительного центра Уважаемый Андрей Петрович! Просим Вас оказать техническую помощь в установке и наладке оборудования вычислительного центра. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты р/счет 42036982546234850168 в Стромынском ОСБ № 5269 Сбербанка России, БИК 459632587, корр/счет 26587402369541000025. Генеральный директор А.Б. Петрушин Главный бухгалтер Е.Ю. Бабенко оттиск печати И.С. Савельева (3452) 52-65-85
Задание 7. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
Зачастую ответственному исполнителю для выполнения работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него.
По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует написать другое название документа ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полного текста приводится та его часть (пункт, подпункты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.
Выписка заверяется секретарем и выдается ответственному исполнителю под расписку.
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 20 (МОУ СОШ №20) ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА 23.09.2003 № 256 г. Тюмень Об итогах инвентаризации материальных ценностей В связи с результатами проведения инвентаризации материальных ценностей в период с 10.09.2003 г. по 20.09.2003 г. ПРИКАЗЫВАЮ 2. Заведующему хозяйством А.Б. Лукьянову на основании акта о проведении инвентаризации материальных ценностей от 20.09.2003 № 23 (приложение) устранить выявленные недостатки. Приложение на 7 л. в 1 экз. Директор Е.А. Морозова Верно Секретарь директора А.Е. Вишнякова Выписку получил А.Б. Лукьянов А.Е. Вишнякова48-96-78
Задание 8. АВТОБИОГРАФИЯ
Автобиография — это самостоятельное описание жизни человека.
Отличительной чертой автобиографии является то, что сведения указываются в хронологическом порядке.
Основными блоками информации, которая нужна отделу кадров, являются следующие сведения о составителе
1. Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения. Эти данные могут указываться по-разному. Например «Я, Смирнов Сергей Павлович, родился 9 сентября 1964 года в городе Подольске Московской области». Можно указать эти сведения и по типу анкеты «Смирнов Сергей Павлович. Дата рождения 9 сентября 1964 года. Место рождения город Подольск Московской области».
2. Полученное образование (какие образовательные учреждения, периоды, результаты). Обычно, пишут так «Среднюю школу № 3 города Астрахани закончил в 1974 году». После школы следуют все уровни образования (средний, высший, аспирантура и т.д.). Если какое-то учебное заведение не закончено — указывается причина.
3. Трудовая деятельность. Здесь важной является информация о том, на каком предприятии, в учреждении или организации начал работать, в каком подразделении, в какой должности или по какой профессии.
Если на одном предприятии составитель автобиографии работал длительное время и были перемещения, то указываются подразделения, должности (профессии) и периоды.
Далее указываются этапы работы на других предприятиях. Если составитель нигде не работал, то желательно указать информацию о том, был ли он официально признан безработным, состоял ли на бирже труда, проходил ли переподготовку и т.д.
Указанные блоки информации являются главными, но не единственными. Одновременно с обучением, трудовой деятельностью в жизни человека происходят и другие важные события. В первую очередь — это изменение семейного положения (женился, развелся, овдовел, родились дети и т.п.).
Для мужчин обязательным является указание периодов воинской службы (например, «на воинскую службу был призван в октябре 1991 года») и срочности, отношения к воинской обязанности, воинских званий. Женщинам в автобиографии желательно отразить периоды нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.
Автобиография не заверяется ни подписью работника отдела кадров, ни иного должностного лица. Не ставится на ней и печать.
Автобиография заполняется от руки разборчивым почерком, перьевой или шариковой ручкой. Использование зеленых и красных чернил (пасты) не разрешается. В автобиографии не допускаются исправления и помарки.
Окончательный вариант автобиографии помещается в личное дело. Но не следует забывать о ней навсегда. Произошедшие изменения в автобиографии составителя за время работы на предприятии, отражаются в отдельном документе-приложении, т.н. «Дополнении к автобиографии». Лучше всего попросить написать такое дополнение работника собственноручно. Но кадровик может также время от времени пересматривать автобиографию и самостоятельно записывать изменения на отдельном листе. Когда их накопится достаточно, тогда и попросить работника составить дополнение.
Спустя какое-то время можно целиком обновить автобиографию, при этом старую автобиографию и дополнения к ней помещают в раздел личного дела «Дополнительный материал».
АвтобиографияЯ, Нина Михайловна Гальцова, родилась 24 ноября 1952 г. в селе Моховое Аннинского района Воронежской области. В 1962 г. закончила среднюю школу N 8 и поступила в Воронежский химико-технологический техникум по специальности «химик-аналитик». В 1966 г. получила распределение в гидрогеологическую экспедицию N 25 в г. Малоярославец Калужской области, откуда в 1970 г. была переведена в гидрогеологическую экспедицию N 30 г. Александрова Владимирской области на должность заведующей лабораторией. В 1989 г. была отправлена в зарубежную командировку в Монголию сроком на 2,5 года. В 1995 г. в связи с реорганизацией предприятия была уволена по сокращению штатов и поступила на курсы переквалификации при бирже труда. Получив специальность «бухгалтер», устроилась на работу в ООО «Александровагролес», где и работала до конца 2004 г. После ликвидации предприятия находилась на учете на бирже труда.
«